Para **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, (En adelante la “Empresa”) la conservación, protección e integridad de los datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas, accionistas, demás titulares y legitimados es muy importante. Es por esto, que hemos diseñado la presente política de tratamiento de sus datos personales recopilados y almacenados en nuestras bases de datos conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen (en adelante “La Ley”. En esta Política se encontrarán los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales, los medios por los cuales **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, efectúa su recolección, el adecuado manejo dispuesto por la compañía para garantizar la privacidad y protección de los datos personales, los mecanismos de seguridad dispuestos por **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, para la atención de peticiones, consultas y reclamos, el tratamiento al cual podrán ser sometidos los datos personales y la finalidad de dicho tratamiento, entre otras.
**I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN**
**NOMBRE**: ILKO ARCOASEO S.A.S.
**NIT**: 800.228.878-1
**DIRECCIÓN**: Calle 9 No. 40-105 Cali
**CORREO ELECTRÓNICO**: virutexilko@virutexilko.com.co
**TELÉFONO:** 3212597048
**ÁREA ENCARGADA:** Administrativa y Financiera
En su calidad de Responsable, la Empresa podrá suscribir contratos de transmisión de datos personales con uno o varios Encargados, para el tratamiento de los datos personales. En estos casos, el Encargado se comprometerá a (i) dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la presente política; (ii) realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado descritas en esta política de tratamiento; y (iii) cumplir las demás obligaciones que las leyes sobre la materia le impongan.
**II. OBJETIVO**
El objetivo de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, (en adelante “Política de Privacidad”), es dar cumplimiento a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25) y demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar el derecho de Hábeas Data de los Titulares de Datos Personales.
**III. ALCANCE**
La presente Política de Privacidad es aplicable tanto a ILKO ARCOASEO S.A.S, en calidad de responsable del Tratamiento y a sus empleados directos e indirectos, como a todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmita o Transfiera Datos Personales de los Titulares que comprenden los Grupos de Interés del responsable del Tratamiento, cuando estos realicen algún Tratamiento sobre los mismos. En su calidad de responsable, la Empresa podrá suscribir contratos de transmisión de datos personales con uno o varios Encargados, para el tratamiento de los datos personales. En estos casos, el Encargado se comprometerá a (i) dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la presente política; (ii) realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado descritas en esta política de tratamiento; y (iii) cumplir las demás obligaciones que las leyes sobre la materia le impongan.
**IV. NORMATIVIDAD**
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014 y demás disposiciones complementarias que deberán ser aplicadas por **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
**V. ÁMBITO DE APLICACIÓN**
El Tratamiento de Datos Personales será aplicado en el territorio colombiano o cuando le sean aplicables las políticas al Responsable y/o Encargado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Las disposiciones contempladas en estas políticas de Datos Personales, se aplicarán a cualquier Base de Datos Personales que se encuentre en custodia de **ILKO ARCOASEO S.A.S** bien sea en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento.
**VI. DEFINICIONES**
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por: 1. Adaptar: Modificar o hacer que los datos personales obtenidos, desempeñe funciones distintas de aquellas para las que fue construido. 2. Almacenar: Reunir, guardar o registrar los datos personales. 3. Archivar: Guardar los datos personales papeles en un determinado orden. 4. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales, la cual puede ser recolectada de manera (i) escrita, (ii) oral o (iii) mediante conductas inequívocas, que permitan concluir de manera razonable que este otorgó la autorización. 5. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable del Tratamiento, que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales 6. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 7. Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, tiene una relación comercial. 8. Conservar: Mantener y cuidar los datos personales para que no pierda sus características y propiedades con el paso del tiempo. 9. Consolidar: Reunir, Integrar o juntar los datos personales obtenidos. 10. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; este puede ser: a) Dato Personal Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. b) Dato Personal Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Asimismo, los dato s personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co), los cuales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal. c) Dato Personal Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Dentro de dicha categoría es posible encontrar el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros. d) Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros). 11. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 12. Filtrar: Seleccionar de los datos personales obtenidos los aspectos necesarios para configurar una información que requiera el Responsable del tratamiento de los datos. 13. Grupos de Interés: Para los efectos de la presente Política de Privacidad, se entenderán como Grupos de Interés todos los grupos de personas naturales respecto de las cuales el responsable del Tratamiento y/o los Encargados del Tratamiento realicen algún Tratamiento de Datos Personales. 14. Habeas Data: De conformidad con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, es el Derecho Constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales. 15. Oficial de Protección de Datos Personales: Persona o Área Responsable de atender las Quejas y Reclamos que se presenten en materia de Protección de Datos Personales, designada en la Política de Privacidad. 16. Procesar: Someter los datos personales a una serie de operaciones programadas, con un fin específico de acuerdo con el objeto social de la Empresa. 17. PQRS: Peticiones, consultas y reclamos en materia de Protección de Datos Personales. 18. Proveedor: Aquel persona natural o jurídica con la que cual el **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, ha contratado la prestación de un servicio. 19. Protección de datos: Estrategias encaminadas a garantizar que la información recolectada y almacenada en la base datos, se encuentre de manera segura ante cualquier ataque, riesgo o acceso de persona no autorizada para su tratamiento. 20. Reclamo: Manifestación del titular de dato o de las personas autorizadas por éste para corregir, actualizar o suprimir o revocar información que considere pertinente conforme lo establecido en la ley. 21. Reproducir: Obtener copia, en uno o en muchos ejemplares, de los datos personales que son obtenidos. 22. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 23. Terceros: Cualquier persona natural o jurídica distinta de la Empresa, sus proveedores, clientes y contrapartes. Asimismo, para efectos de la presente política, se entenderá como tercero cualquier persona natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual, para conocer información confidencial y/o datos personales contenidos en las bases de datos de la Empresa. 24. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 25. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 26. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 27. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
**VII. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES**
a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen; b. Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular y serán utilizados con un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.; c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
**VIII. TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO**
La información obtenida por la Empresa sujeta a tratamiento podrá referirse, entre otros, a: a) Clientes o Potenciales Clientes: Se refiere a los datos de las personas naturales a quienes la Empresa les vende productos o les presta servicios en desarrollo del objeto social y que son necesarios para cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales tales como facturación, reportes de pagos o que por ley o por políticas internas se tiene la obligación de realizar; para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos. Para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial; para llevar a cabo actividades de Mercadeo, promoción o publicidad; realizar actividades de inteligencia de Mercados, evaluar hábitos de consumo, realizar encuestas, enviar mensajes de texto, realizar campañas de fidelización, realizar alianzas comerciales para generar valores agregados, dar a conocer noticias e información de los productos y/o servicios de la Compañía y de interés general; para cumplir con las normas de conocimiento del cliente exigidas por el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo. La Empresa recolectará los siguientes datos personales: • Nombres y apellidos completos. • Tipo y número del documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería o carné diplomático). • Lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad. • Edad, sexo, estado civil e idiomas que habla. • Escolaridad, profesión y ocupación. • Dirección física habitual, dirección de correo electrónico, número de teléfono fijo, celular y fax. • Y los demás que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de su vínculo comercial o contractual. b) Accionistas, Directores, Contratistas y Proveedores: Se refiere a los datos de las personas naturales que tienen un vínculo contractual y comercial con la Empresa, para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales, tales como pagos, reportes de pagos, reportes que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; para iniciar o atender acciones y/o reclamos; para realizar auditorías, enviar invitaciones para participar en proceso de contratación, para solicitar cotizaciones y/o información sobre productos y servicios, identificación de ingresos, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas. La Empresa recolectará los siguientes datos personales: • Nombre del Contratista y/o Proveedor o razón social, número de identificación o NIT, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico; • Nombre del representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico; • Nombre del gerente o coordinador de ventas o quien haga sus veces, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico; • Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico; Información tributaria; • Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco. • Y los demás que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de su vínculo comercial o contractual.c) Empleados y Exempleados: Con la finalidad de cumplir las obligaciones derivadas de la relación contractual laboral, incluyendo la gestión del personal que involucra el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, bonificaciones, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la Ley, por autoridad judicial o por el empleado, **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, almacenara y tratara sus datos personales. Los Datos Personales de los accionistas de la sociedad, gozan de reserva, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio, la Ley 964 de 2005, el Decreto 2555 de 2012 y las demás normas que apliquen sobre la materia. Terminado el vínculo laboral, por cualquier causa, **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos de la relación laboral en un archivo central, al poder contener Datos Sensibles. **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, no podrá ceder información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los Datos Personales por sus Titulares, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del Titular del Dato Personal o disposición legal. Se refiere a los datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la Empresa. La Empresa recolectará los siguientes datos personales: • Nombre e identificación del trabajador y grupo familiar, dirección, teléfono, nombre de cónyuge o compañero(a) permanente y beneficiarios, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, entre otros; • Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas; • Salario y otros pagos; • Aportes pensionales; • Saldo de deudas; • Procesos judiciales, embargos; • Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales; • Contrato laboral; • Historia laboral del trabajador; • Informe de evaluación sicológica; • Historia clínica ocupacional del trabajador; • Huella dactilar; • Registro fotográfico • Pertenencia a sindicatos. • Y los demás que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de su vínculo contractual. Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, la Empresa le informará al Titular la calidad de dicho dato sensible y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Por tratarse de datos sensibles el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento y la Empresa no podrá darle a dichos datos sensibles un tratamiento diferente, excepto cuando: • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular; • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. d) Consumidores o potenciales consumidores de nuestros Productos: Para cumplir con las obligaciones a cargo de la Compañía en materia de calidad de los productos, para la atención efectiva de consultas y/o reclamos de consumidores y como información estadística; para realizar actividades de mercadeo, promoción o publicidad, realizar encuestas, enviar mensajes de texto, realizar campañas de fidelización, realizar alianzas comerciales para generar valores agregados, evaluar hábitos de consumo, dar a conocer noticias e información de los productos y/o servicios de ILKO ARCOASEO S.A.S., y de interés general.
**IX. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO**
En cumplimiento de procesos y políticas corporativas, **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, puede requerir, transmitir o transferir dichos datos a sus compañías matrices, vinculadas, filiales y/o subsidiarias en Colombia y/o en el exterior. La recolección de datos personales por parte de **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectarán datos personales sin autorización del Titular, ni se utilizarán medios engañosos o fraudulentos para recolectar y garantizar el debido tratamiento de datos personales. El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley. Los datos personales serán obtenidos a través de los documentos que suscribe la Empresa con sus clientes, proveedores, contratistas y empleados, tales como formatos de vinculación de clientes, formularios de solicitud de servicios, registros en página web, órdenes de compra, facturas de venta, hojas de vida, contratos, listados de asistencia a eventos y demás canales de comercialización y contacto. La información referente a los datos personales de los titulares será utilizada con las siguientes finalidades: • Finalidades generales para el tratamiento de datos personales de todos los grupos de interés. • Almacenamiento de información y/o Datos Personales en archivos físicos o servidores propios y/o de terceros, ubicados dentro o fuera del país, en países considerados por la Superintendencia de Industria y Comercio como seguros o aquellos que no lo sean, siempre y cuando los Encargados del Tratamiento que almacenen la información contengan políticas de confidencialidad, privacidad y protección y custodia de la información y se suscriba con estos un Contrato de Confidencialidad y Transmisión de Datos Personales. • Registro de entrada y salida de documentos. • Análisis y elaboración de programas que generen un impacto social para los Grupos de Interés del responsable del tratamiento. • Convocatoria y ejecución de programas, reuniones, capacitaciones y eventos, así como la conservación de registros documentales de los mismos, tales como listas de asistencia, fotografías, grabaciones de voz y/o videos. • Elaboración y materialización de encuestas y entrevistas. • Envío de comunicaciones relacionadas con las finalidades contenidas en la presente Política de Privacidad, el objeto social del Responsable del Tratamiento o aliados estratégicos, publicidad, marketing, promociones, eventos, comercialización y promoción de productos y/o servicios, concursos y campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales, de fidelización, rifas, juegos y espectáculos, actualizaciones de contenido en el sitio web, alianzas y beneficios, a través de los datos de contacto profesionales, empresariales y/o personales de los Titulares, incluyendo, pero sin limitarse a teléfono fijo y/o móvil, correo físico y/o electrónico, mensajes de texto SMS y/o MMS, redes sociales, medios electrónicos y/o cualquier otro medio de comunicación. • Controles, estadísticas e históricos de las relaciones mantenidas con los Titulares de los diferentes Grupos de Interés. • Registro y control de acceso e ingreso a las instalaciones del Responsable del Tratamiento. • Soporte en procesos de auditorías internas y/o externas, revisorías fiscales, asesorías, consultorías e implementación de planes de mejora. • Cumplimiento de normas vigentes. • Reportes a autoridades administrativas y judiciales competentes. • Atención y seguimiento de requerimientos realizados por autoridades administrativas y judiciales competentes. • Atención y seguimiento de requerimientos realizados por organismos de control sobre Datos no Sensibles, Privados y/o Sensibles. • Gestión de procedimientos administrativos de planeación, organización, dirección y • Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos suscritos entre el Responsable del Tratamiento y los Titulares, o con los contratantes o empleadores de estos. • Publicaciones y comunicaciones internas o externas. • Gestión financiera y administrativa, creación de terceros y registro en las bases de datos del Responsable del Tratamiento. • Gestión fiscal, económica y contable. • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude. • Remisión de información a los Titulares, relacionada con el objeto social del Responsable del Tratamiento o de sus aliados estratégicos. • Atención de PQR’s presentadas por los Titulares o por quienes acrediten legitimación para hacerlo. • Finalidades indicadas en la autorización otorgada por el Titular y/o en los Avisos de Privacidad. • Evaluar la calidad del servicio. • Finalidades para el tratamiento de datos personales de aspirantes, empleados directos e indirectos, activos e inactivos y sus familias • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad; • Desarrollo del proceso de selección y promoción de personal, análisis de hojas de vida, validación de títulos, referencias laborales y/o personales, entrevistas y pruebas médicas, psicotécnicas y de competencias que se requieran. • Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente. • Vinculación laboral, suscripción de contratos y acuerdos de modificación de contratos laborales y de aprendizaje. • Registro de información de empleados directos e indirectos, activos e inactivos, pensionados y de sus familias, para el desarrollo de las actividades de afiliación y pago de seguridad social y parafiscales, nómina, primas y bonificaciones, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones. • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable; • Expedición de certificaciones laborales y de prácticas laborales. • Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus familias. • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización; • Gestión de permisos, licencias y autorizaciones. • Gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, descargos y despidos con o sin justa causa. • Cumplimiento de obligaciones del Responsable del Tratamiento, en virtud de las normas legales vigentes. • Capacitación y formación al personal directo e indirecto. • Evaluaciones de competencias y desempeño. • Descuentos al salario permitidos en normas vigentes y práctica y registro de embargos por requerimiento de autoridad competente. • Entrega de dotación. • Contratación con terceros de servicios que beneficien a los empleados directos e indirectos y sus familias. • Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente, entre otras, recopilación y análisis de información de salud y perfil socio demográfico de los empleados directos e indirectos, activos e inactivos. • Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de los empleados directos e indirectos. • Suministro de información a Contratistas y Proveedores, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el Responsable del Tratamiento. • Control de horarios. • Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo del Responsable del Tratamiento y cuentas de correo electrónico. • Creación y control de acceso y modificación de documentos almacenados en carpetas compartidas. • Custodia y gestión de información y bases de datos. • Identificación y seguimiento de riesgos en la salud y seguridad en el trabajo, ingresos y egresos de personal, nómina y ascensos. • Realización de programas de promoción y prevención en salud y riesgos laborales. • Transferencia de comprobante de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y constancia de capacitaciones realizadas a los colaboradores, remitida a los Contratantes del Responsable del Tratamiento, cuando se requiera para el pago de bienes y/o servicios prestados por éste último en calidad de Contratista y/o Proveedor. Finalidades para el tratamiento de datos personales de clientes, prospectos y sus colaboradores: • Análisis de comportamiento y segmentación del mercado. • Ofrecimiento y cotización de bienes y/o servicios del Responsable del Tratamiento y/o de sus aliados estratégicos. • Suscripción, modificación y ejecución de contratos. • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. • Gestión de facturación y cobro de bienes y/o servicios. • Gestión de recuperación de cartera mediante el cobro persuasivo, extrajudicial y/o judicial. Actualización de saldos, reintegro de valores cobrados en caso de venta de cartera o paz y salvo del cliente final. • Fidelización de clientes, análisis de perfiles, prospección comercial. • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores • Histórico de relaciones comerciales. • Transmisión y Transferencia de datos de contacto a los Encargados del Tratamiento, Contratistas y Proveedores y/o Aliados estratégicos, para que Traten los Datos Personales del Titular, para los fines indicados en la Presente Política de Privacidad. • Evaluación de la calidad de los bienes y/o servicios prestados por el Responsable del Tratamiento. • Custodia y gestión de información y bases de datos. Finalidades para el tratamiento de datos personales de proveedores, contratistas y sus colaboradores: • Solicitud, recolección y análisis de cotizaciones y/u ofertas. • Para hacer el registro en los sistemas de **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, solicitud de referencias y certificados de terceros. • Gestión de compra de bienes y/o servicios. • Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. • Gestión de facturación y pago de bienes y/o servicios. • Evaluación de los Contratistas y Proveedores. • Contacto con los Proveedores y Contratistas o sus colaboradores, para el desarrollo de los contratos suscritos u órdenes de servicio y/o compra emitidas, hasta su terminación. • Verificación del pago de salarios y prestaciones sociales de los Contratistas y Proveedores y de sus colaboradores. • Verificación de cumplimiento de normas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente – SSTA. • Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales. • Control de inventarios. • Histórico de relaciones comerciales. • Expedición de referencias comerciales. • Gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención y exclusiones. • Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo del Responsable del Tratamiento y cuentas de correo electrónico. • Custodia y gestión de información y bases de datos. • Validación de referencias. • Realización de capacitaciones a los proveedores y contratistas. Finalidades para el tratamiento de datos personales de accionistas y miembros de junta directiva: • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de **ILKO ARCOASEO S.A.S.** • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas; • Envío de información relacionada con las actividades propias del Responsable del Tratamiento. • Convocatoria a Junta Directiva. • Pago de honorarios a Miembros de Junta Directiva. • Modificaciones, adiciones y cambios en general relacionados con aspectos legales Y accionarios. • Registros notariales. • Gestión de pago de dividendos y utilidades de accionistas. • Custodia y gestión de información y bases de datos. Finalidades para el tratamiento de datos personales de aliados estratégicos: • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. • Cumplimiento de normativa jurídica y legal que regulen los contratos suscritos. • Custodia y gestión de información y bases de datos. • Gestión de facturación y pago por la prestación de servicios. • Conservación de la información para fines históricos y estadísticos. • Elaboración y desarrollo de contratos que medien la relación prestacional que se genere con los terceros. • Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales. • Contacto con los Aliados estratégicos o sus colaboradores, para el desarrollo de los contratos suscritos, hasta su terminación. La Empresa podrá designar Encargados para que realice el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades antes descritas, y en particular para el cumplimiento de obligaciones legales, la administración de la nómina, y para fines contables y comerciales, estos últimos comprenden toda actividad encaminada a presentar ofertas, promociones, productos, anuncios, publicidad, oportunidades, sorteos, campañas, programas de lealtad, fidelización, retención de clientes; y en general información de productos y servicios de la Empresa que puedan ser de interés de los clientes y usuarios. La Empresa podrá ceder (transferir) la Información contenida en sus bases de datos como parte de los activos de la Empresa en caso de que la Empresa o partes del negocio fuesen vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros. Sin perjuicio de las anteriores autorizaciones por parte del Titular, la Empresa se compromete al cumplimiento de su obligación de privacidad de los datos, tomando todas las medidas de índole técnico, organizativo y de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
**X. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA SU EJERCICIO**
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 1. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a la Empresa, en su condición de Responsable del tratamiento. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el tratamiento (artículo 10 Ley 1581 de 2012). 3. Ser informado por la Empresa, previa solicitud presentada a la Empresa, acerca de la existencia de datos que le conciernan y el uso que se le ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimientos a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, han incurrido en conductas contrarias a la ley o a la Constitución; 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Los titulares podrán ejercer los derechos descritos en esta sección, presentar reclamos o solicitudes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización; y solicitar prueba de sus autorizaciones enviando un correo electrónico a virutexilko@virutexilko.com.co o mediante petición escrita a la siguiente dirección: Calle 9 No. 40-105 Cali - Valle del Cauca. a) Consultas: **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, deberá atender las consultas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. b) Reclamos: El Titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo a **ILKO ARCOASEO S.A.S**., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: i) El reclamo se formulará mediante solicitud al correo electrónico antes señalado la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo; ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido; iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término; iv) El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, la supresión de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el Procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, **ILKO ARCOASEO S.A.S.**, no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
**XI. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN**
La Empresa como Responsable tiene facultades para definir los fines y los medios esenciales para el tratamiento del dato personal, incluido quienes actuarán como fuentes y usuarios (Sentencia C - 748 de 2011), en consecuencia, la Empresa podrá suministrar los datos personales a proveedores de productos y servicios, utilizarlos de cierta manera, designar Encargados, celebrar contratos de transmisión y transferencia, atendiendo los siguientes deberes: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data. b) Solicitar y conservar las autorizaciones otorgadas por los Titulares. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección, el tratamiento que se le dará a la información y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información. f) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. g) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional, La Empresa, podrá́ hacer transferencia de datos personales en los siguientes casos: • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable; • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad; • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y La Empresa, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular; • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
**XII. LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN**
El Encargado deberá cumplir con las obligaciones del Responsable bajo estas políticas y realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo a las finalidades autorizadas por el titular, garantizando la confidencialidad de los datos y la seguridad de las bases de datos que los contengan. Igualmente, el Encargado deberá abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
**XIII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS**
El Titular o los causahabientes de éste, que consideren que la información contenida en la base de datos de la Empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas y de conformidad con lo estipulado en la cláusula octava de la presente política: 1. El titular deberá enviar comunicación escrita utilizando los canales de atención antes descritos, la cual deberá contener: - Su nombre completo y número de identificación. - Una descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y el objetivo de éste (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes). - La dirección física o correo electrónico, y datos de contacto en que recibirá la respuesta. - Toda la documentación que el titular quiera hacer valer. 2. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. De acuerdo a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
**XIV. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS**
El área administrativa y Financiera será la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información cuando ejercite los derechos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y revocar la autorización. de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
**XV. CAMBIOS DE POLÍTICAS**
La Empresa se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de implementarlos. En dicho aviso se indicará la fecha en la cual comienza a regir la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.
**XVI. DISPOSICIONES FINALES** AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que la Empresa no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto se conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Autoridad Competente.
**XVII. VIGENCIA**
La presente actualización a la Política está vigente a partir del 31 de marzo del 2022 y sustituye en todos sus aportes a la que estuvo vigente hasta esta fecha. Las bases de datos asociadas a esta Política, estarán vigentes por el término máximo que autoricen las leyes aplicables o en caso de silencio de la ley al respecto, estará vigente por término indefinido, teniendo presente lo plasmado en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013. El Responsable del Tratamiento se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la presente Política de Privacidad. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la misma, en relación con la identificación del Responsable del Tratamiento y a la finalidad del Tratamiento de los Datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la Autorización, el Responsable del Tratamiento comunicará estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas y requerirá una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento
**XVIII. CAMBIO DE POLÍTICAS**
La Empresa se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de Datos Personales y publicará en su sitio web cualquier cambio. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de implementarlos. En dicho aviso se indicará la fecha en la cual comienza a regir la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.
**XIX. MARCO LEGAL**
• Constitución Política, artículo 15. • Ley 1266 de 2008. • Ley 1581 de 2012. • Decreto Reglamentario 1727 de 2009. • Decreto Reglamentario 2952 de 2010. • Decreto Reglamentario 1377 de 2013. • Sentencia de la Cote Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.
**XX. ANEXOS** Autorización para el tratamiento de datos personales